Полезный материал / 18.03.2019

Чем выгоден внешний исполнитель?

В случае недостаточного количества ресурсов для собственного производства, компании приходят к необходимости привлекать подряд. Рассмотрим плюсы и минусы этого подхода.
Внешний исполнитель — боевая единица, которая сотрудничает с компанией на проектной основе. Тут не считаем человека, приходящего работать в офис или сидящего удалённо на окладе. Подразумеваем фрилансера или аутсорсинг.

Когда необходимо привлечение внешнего исполнителя?

  1. Вы не обладаете нужной экспертизой.
    Или не хватает специалистов для решения определённой задачи. Например, вы дизайн-студия и клиент попросил сверстать макет. Можно передать лид другой компании, с другой — завернуть пакетом и продать дизайн с вёрсткой.
  2. Вы не справляетесь с текущей нагрузкой.
    Перевыполнили план продаж, а у отдела разработки не хватает ресурсов. Можно оставить ключевые проекты внутри, а менее приоритетные отдать внешнему исполнителю. Нагрузка возрастает не только из-за продаж и сезонности. Это может быть болезнь штатных разработчиков или уход в отпуск. Хорошо держать в запасе надёжного внешнего партнёра.
  3. Вы не берётесь за недорогие заказы.
    Есть проекты, на которые нет смысла тратить ресурсы штатных разработчиков. Но вы не хотите терять этот проект или клиента. Можно отдать его внешнему исполнителю, при этом оставляя разницу у себя (при условии что покупаете час дешевле, чем продаёте конечному клиенту).
  4. Вы хотите расширить отдел разработки.
    Завтра придёт клиент, который загрузит на объём, в два раза больше, чем есть у вас сейчас. Вряд ли захотите от него отказываться? Кадровый голод — это не миф. Найти разработчика в штат — непросто. А если необходимость в нескольких разработчиках? Быстро расширить отдел разработки можно за счёт внешнего исполнителя. Он может работать пока происходит расширение штата или остаться, как постоянная боевая единица.
У нас в Лиге большинство проектов попадают именно под эти категории.
Да, на все возникающие ситуации можно найти другое решение. Однако есть преимущества важные для бизнеса — это экономия денег и времени.
Преимущества
Экономия денег.
Достигается тем, что у внешнего подрядчика стоимость часа ниже, чем у агентства. Разница остаётся у вас. Средняя ставка у фрилансера — от 300 до 2 500 рублей за час, у аутсорсеров — 1 675 рублей за час (на основании первых 25 компаний рейтинга Tagline 2018 года). Фриланс обходится дешевле, но имеет свои риски.

Экономия времени.
Чтобы взять разработчика в штат: надо разместить вакансию, провести собеседования, обучить нового сотрудника. Тратится время людей, которые это проворачивают и увеличивается время простоя отдела. Внешний исполнитель будет удачным вариантом, с точки зрения сокращения временных издержек. На запуск проекта у аутсорса и на поиск фрилансера уходит примерно одинаковое количество времени.
В Лиге запускаем проекты с новым заказчиком за 2 дня. Успеваем оценить макеты, подготовить документы и собрать команду для старта.
Экономия на трудовых ресурсах.
Компания избавляется от необходимости содержать штатного сотрудника под этот проект. Обеспечивает снижение затрат на поиск исполнителя (hr, собеседования), на содержание (мебель, компьютер, ПО) и на отчисления в социальные фонды и налоговые платежи.

Результат без внутреннего управления.
Подходит в случае использования аутсорса, а не фриланса. Компания подбирает команду для выполнения поставленных задач и контролирует процесс реализации проекта. В случае нештатных ситуаций (отвалился или заболел разработчик), компания сама решает эту проблему и несёт ответственность перед результатом. Однако важна постоянная коммуникация и слежение за процессом со стороны заказчика.

Рост эффективности деятельности.
Внешний исполнитель может разгрузить отдел разработки или выступить в роли подрядчика на постоянных проектах, пока вы специализируетесь и растите экспертизу в другом направлении.

Плата за результат.
Штатный сотрудник на окладе, вне зависимости от количества проектов, получает ежемесячную зарплату. Внешний исполнитель получает за часы, потраченные на реализацию конкретного проекта. Соответственно вы не теряете денег на простоях отдела разработки.

Официальная форма отношений.
Фрилансеры научились быть самозанятыми, а аутсорсеры работать по договору, где прописываются все обязанности и ответственность каждой из сторон.
Недостатки
Отсутствие контроля.
Минус понятный, проще контролировать штатного сотрудника, сидящего в соседнем кабинете. Однако менеджер со стороны клиента может также удалённо контролировать и внешнего исполнителя. Поддерживать коммуникацию, следить за процессом разработки проекта. С аутсорсом проще, они более клиентоориентированные и предоставляют своего менеджера. Но чаще всего часы менеджера закладывают в смете проекта. При работе с фрилансом таких затрат не будет, но и контролировать работу будет сложнее.
В Лиге предоставляем команду по цене услуги. Не добавляем часы менеджера и тестировщика, включаем в стоимость проекта только прямые часы на вёрстку.
Риск срыва сроков.
Никто не гарантирует, что нанятый человек выполнит работу качественно и в срок. Штатные сотрудники тоже косячат и срывают сроки. Надо следить за работой внешнего исполнителя, запрашивать промежуточные результаты и отдавать на ревью внутренним специалистам.
У нас за сроками следит менеджер проекта и корректирует работу команды. Предоставляем клиенту роадмап проекта и показываем промежуточные результаты.
Риск получить некачественный результат.
Оценить качество услуг получается после принятия фактической работы. И результат может не соответствовать заявленным требованиям. Это происходит как по вине исполнителя (не так реализовал), так и по вине клиента, который предоставил неполное техническое задание. Компания несёт убытки, если подрядчик не предоставил нужный результат в положенные сроки.
Мы располагаем отделом тестирования для проверки каждого проекта на контрольных точках. К команде привязан тимлид, который проводит ревью кода на качество перед сдачей.
Риск потери исполнителя.
Фрилансер в любой момент может не выйти на связь. Этот риск исчезает при работе с аутсорс-компанией по договору. В случае когда сотрудник отвалился или заболел, компания подбирает нового. На сроках и результатах это не сказывается.
Над каждым проектом работает двое исполнителей. И если один из ребят слетает, в течение нескольких часов прикрепляется другой.
Отсутствие гибкости в подходе.
IT-разработка — это зоопарк технологий. Одна и та же задача решается с использованием разных технологий и инструментов. Важно найти компромисс, между желанием исполнителя и стеком, который удобен вам для дальнейшей поддержки проекта.
Мы пытаемся быть максимально гибкими. Любим работать как со своей сборкой, так и готовы подстраиваться под окружение заказчика.
Риск утечки информации.
Сложная часть при работе с внешними исполнителями — это документальное оформление работ и соглашений о неразглашении информации. Не все фрилансеры охотно идут на заключение договоров и имеют оформленное ИП. Тут преимущество на стороне официальных компаний аутсорсеров, которым работа по договору и подписание NDA — в порядке вещей.
В нашем портфолио не так много работ, а о работе с крупными клиентами можем рассказывать фактом сотрудничества. Мы ценим и уважаем желание клиента подписать NDA.
Какой итог?
Главные достоинства — снижение временных и денежных затрат.

Складывается впечатление, что фриланс уступает по многим позициям и недостатки аутсорсинга менее значимы. Однако преимущество фриланса — цена. За это вы получаете больше рисков и меньше контроля, но иногда риски оправдываются. Есть фрилансеры, которые показывают высокую ответственность и хороший результат. Но одновременно содержать нескольких фрилансеров и контролировать их деятельность сложно. Аутсорсинг снимает эту нагрузку с клиента и забирает на себя большую часть рисков.

Как выжать максимум из работы с внешним подрядчиком?

Советы, которые позволят получать результат без лишних затрат.
  1. Ускоряйте процесс согласования.
    Нам прилетают обращения: возьмите срочно проект, сдать нужно до конца недели. В течение дня делаем оценку, скидываем все шаблоны документов и наготове, чтобы стартовать проект. Однако клиент уходит на согласование бюджетов, проходит 2 дня. На согласование договора — ещё 2 дня. И потом клиент просит уложиться в первоначальные сроки, что получается нереально.
  2. Предоставляйте полную информацию по проекту.
    Часто возникает, что на входе отдают неполные требования. Мы производим оценку, отправляем на согласование. Начинаем работу, как оказываются новые вводные. Делаем переоценку и появляется непонимание и недовольство увеличением бюджета. Когда отдаёте заказ на оценку, составьте обращение со всеми вводными по проекту (десктопные и мобильные макеты, адаптивность, референсы анимаций, личные пожелания). Позволит сразу вас сориентировать, сколько времени и денег потребуется на реализацию проекта.
  3. Составляйте техническое задание.
    Важный пункт, который клиенты любят опускать. И вместо того, чтобы заранее потратить 2 часа на составление ТЗ, выкладывают 20 000 рублей на внесение правок и дополнительных работ. Надо фиксировать все требования до старта работа. Отрисовать адаптивные макеты, в случае отсутствия, описать их поведение словами. Прикрепить референсы решений и анимаций. Собрать требования по интеграции от разработчиков, чтобы им было проще работать с результатом. Тогда на выходе результат будет соответствовать ожиданиям.
  4. Поддерживайте коммуникацию.
    Выделите отдельного специалиста на контроль внешнего исполнителя. Оперативное решение вопросов может ускорить реализацию проекта.
  5. Участвуйте в процессе.
    Запрашивайте промежуточные результаты, интересуйтесь этапами разработки. Проводите тестирование и на ранних этапах говорите, что вас не устраивает. Обратная связь помогает стать лучше.
  6. Не задерживайте проверку после сдачи.
    Многие после получения результата неделями проводят его проверку и кидают по несколько правок в течение недели. Для внешнего исполнителя это потеря времени и ресурсов, для вас задержка результата. Советуем сразу сесть и проверить весь проект, зафиксировать в документе (мы предоставляем баглист) замечания со скриншотами, что не устраивает. Это позволит разработчику в течение нескольких дней закрыть все замечания.
Оставляем выбор между типами внешних исполнителей на ваше усмотрение. Это спорная история, которая длится много лет. Хотели поделиться с вами, какие ситуации может закрыть внешний исполнитель и какие возможности открыть перед компаниями.
Сайт использует куки-файлы и другие технологии, чтобы помочь вам в навигации.
Ок, принимаю
Close